W nawiązaniu do odpowiedzi z dnia 23 marca 2026 r. na interpelację dotyczącą funkcjonowania kontroli wewnętrznych w Urzędzie Gminy Damnica oraz jednostkach organizacyjnych gminy wskazuję, iż udzielone wyjaśnienia mają w części charakter ogólny i nie obejmują wszystkich informacji objętych zakresem zapytania.
W związku z powyższym, w ramach wykonywania funkcji kontrolnej Rady Gminy, zwracam się o przekazanie poniższych informacji w sposób szczegółowy i uporządkowany:
1. Wykaz przeprowadzonych kontroli
Proszę o przedstawienie pełnego wykazu kontroli wewnętrznych przeprowadzonych w latach 2024–2025 w Urzędzie Gminy Damnica oraz jednostkach organizacyjnych gminy w formie zestawienia tabelarycznego, obejmującego:
• daty rozpoczęcia i zakończenia kontroli,
• nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej objętej kontrolą,
• szczegółowy zakres przedmiotowy kontroli,
• osobę lub stanowisko przeprowadzające kontrolę,
• wskazanie charakteru kontroli (planowa/doraźna).
W przypadku nieprzeprowadzenia kontroli w określonym obszarze lub okresie proszę o wyraźne wskazanie tego faktu.
2. Zalecenia pokontrolne i ich realizacja
Proszę o przedstawienie zestawienia obejmującego:
• wskazanie poszczególnych kontroli, w wyniku których wydano zalecenia,
• treść wydanych zaleceń pokontrolnych,
• terminy wyznaczone na ich realizację,
• aktualny stan realizacji poszczególnych zaleceń,
• podmioty lub osoby odpowiedzialne za ich wykonanie.
3. Stwierdzone nieprawidłowości
Proszę o przedstawienie informacji dotyczących:
• rodzaju i charakteru stwierdzonych nieprawidłowości w latach 2024–2025,
• jednostek organizacyjnych lub obszarów działalności, w których je zidentyfikowano,
• skali ich występowania, w tym ewentualnej powtarzalności.
4. Planowanie kontroli w 2026 r.
Proszę o przedstawienie:
• informacji dotyczącej planu kontroli wewnętrznych na rok 2026,
• sposobu zapewnienia realizacji funkcji kontroli wewnętrznej w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych gminy.
5. Organizacja systemu kontroli
Proszę o wskazanie:
• sposobu organizacji systemu kontroli wewnętrznej w Urzędzie Gminy Damnica,
• stanowiska lub komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za planowanie, koordynację oraz monitorowanie realizacji kontroli,
• podstawy organizacyjnej wykonywania tych zadań (np. regulamin, zakres czynności, zarządzenie).
6. Relacja audytu zewnętrznego i kontroli wewnętrznej
Proszę o wyjaśnienie relacji pomiędzy wskazanym w odpowiedzi planem audytu zewnętrznego a systemem kontroli wewnętrznej, w szczególności w zakresie:
• wzajemnego uzupełniania się obu systemów,
• ewentualnego zastępowania kontroli wewnętrznej audytem zewnętrznym,
• zakresu odpowiedzialności Urzędu i jednostek organizacyjnych w tym kontekście.
Uprzejmie proszę o udzielenie odpowiedzi w sposób wyczerpujący, poprzez odniesienie się do wszystkich wskazanych powyżej elementów oraz przekazanie danych w formie umożliwiającej ich analizę.
Z poważaniem Katarzyna Mieleszczuk

W dniu 26 marca 2026r. wniosek przekazano Wójtowi Gminy Damnica w celu realizacji.

Wójt Gminy Damnica pismem z dnia 9 kwietnia 2026r. udzielił następującej odpowiedzi:
W odpowiedzi na interpelację dotyczącą doprecyzowania informacji zawartych w odpowiedzi z dnia 23 marca 2026 r. dotyczącej kontroli wewnętrznych przeprowadzonych w Urzędzie Gminy Damnica oraz jednostkach organizacyjnych gminy, uprzejmie informuję, co następuje.
Ad. 1. Wykaz przeprowadzonych kontroli
Szczegółowy wykaz kontroli wewnętrznych przeprowadzonych w Urzędzie Gminy Damnica oraz jednostkach organizacyjnych gminy został przedstawiony w odpowiedzi na interpelację z dnia 23 marca 2026 r. Kontrole realizowane były w oparciu o plany kontroli stanowiące załączniki do Zarządzeń Wójta Gminy Damnica:
- Nr 46/2023 z dnia 28 marca 2023 r. z dnia 28 marca 2023r.
- Nr 165/2023 z dnia 12 grudnia 2023 r. z dnia 12 grudnia 2023 r.
Załączone plany kontroli obejmowały:
- nazwę jednostki kontrolowanej,
- temat kontroli,
- termin kontroli,
- osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie kontroli.
Były to kontrole planowe. Poniżej przedstawiono szczegółowe daty rozpoczęcia i zakończenia kontroli w roku 2024:
1) Kontrola gospodarki powierzonym mieniem, wydatkowanie środków budżetowych oraz realizacja umów z organizacjami i instytucjami w latach 2022 - 2023.
Data: od 5 lutego do 10 kwietnia 2024 r.
2) Kontrola realizacji usługi „Door to Door” w 2023 roku
Data: od 29 kwietnia do 20 maja 2024 r.
3) Kontrola wykorzystania środków w ramach realizacji zastępstw doraźnych w roku 2023.
Data: od 27 maja do 15 czerwca 2024 r.
Plan kontroli na rok 2024 został zrealizowany częściowo tj. do czerwca 2024 r. Pozostałe kontrole, wynikające z planu kontroli wewnętrznych na 2024 r., nie zostały zrealizowane w związku ze zmianą Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Damnica. Zadania w zakresie realizacji planu kontroli były przypisane do stanowiska ds. kontroli wewnętrznych, które funkcjonowało w strukturze Urzędu do dnia 30 czerwca 2024 r.
Ad. 2. Zalecenia pokontrolne i ich realizacja
W odpowiedzi z dnia 23 marca 2026 r. wskazano zalecenia pokontrolne.
W wyniku przeprowadzonych kontroli, w przypadkach wymagających działań usprawniających, formułowane były zalecenia pokontrolne. Kierowane były do kierowników jednostek organizacyjnych lub pracowników odpowiedzialnych za dany obszar kontroli.
Jednostki, wobec których sformułowano zalecenia zobowiązane były do sporządzenia sprawozdania z realizacji tych zaleceń w terminie 30 dni od daty ich otrzymania.
Rok 2024
1)Kontrola gospodarki powierzonym mieniem, wydatkowanie środków budżetowych oraz realizacja umów z organizacjami i instytucjami w latach 2022 – 2023 – Centrum Edukacji i Kultury w Damnicy
Stan realizacji: jednostka została zobowiązana do uporządkowania mienia, uzupełnienia dokumentacji inwentaryzacyjnej oraz prawidłowego dokumentowania likwidacji składników majątkowych. Aktualny stan realizacji poszczególnych zaleceń oceniony zostanie w trakcie realizacji zadania audytowego pn. „Ocena funkcjonowania Centrum Edukacji i Kultury
w Damnicy”. Termin zakończenia audytu 30 kwietnia 2026 r.
2) Kontrola realizacji usługi „Door to Door” w 2023 roku – Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Damnicy
Stan realizacji: uzupełniono stosowne dokumenty dot. przekazania i odpowiedzialności za powierzone mienie – pojazd marki Ford Transit kierowcy zatrudnionemu na umowę zlecenie w GOPS, dokonano analizy przejrzystości rozliczania czasu pracy kierowcy i przyjęto zgodnie z zaleceniem pokontrolnym, ze kierowca będzie rozliczany na podstawie kart drogowych.
Ad. 3. Stwierdzone nieprawidłowości
W odpowiedzi na interpelację z dnia 23 marca 2026 r. wskazano stwierdzone nieprawidłowości w roku 2024 w ramach przeprowadzonych kontroli wewnętrznych tj.
1) Kontrola gospodarki powierzonym mieniem, wydatkowanie środków budżetowych
oraz realizacja umów z organizacjami i instytucjami w latach 2022 - 2023. Kontrola przeprowadzona w Centrum Edukacji i Kultury w Damnicy
Nieprawidłowości:
a) ewidencja mienia prowadzona w sposób mało rzetelny, uniemożliwiający identyfikację środków, stan jakościowy i ilościowy oraz jego użytkownika (za wyjątkiem środków trwałych);
b) brak pełnej dokumentacji inwentaryzacyjnej (brak rejestru arkuszy);
c) brak powierzenia mienia znajdującego się w świetlicach, mimo zatrudnionych pracowników;
d) niepełna dokumentacja dotycząca likwidacji środków.
2) Kontrola realizacji usługi „Door to Door” w 2023 roku – Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Damnicy.
Nieprawidłowości:
a) brak potwierdzenia przekazania i odpowiedzialności za powierzone mienie (Ford Transit o nr rej. GSL 67555) kierowcy zatrudnionemu na zlecenie;
b) brak poprawnego i przejrzystego systemu rozliczania czasu pracy kierowcy.
Ad. 4. Planowanie kontroli w 2026 r.
Informacje dotyczące planowania kontroli w 2026 r. zostały przedstawione w odpowiedzi
z dnia 23 marca 2026 r.
Ad. 5. Organizacja systemu kontroli
Informacje dotyczące sposobu organizacji kontroli wewnętrznej zostały przedstawione
w odpowiedzi z dnia 23 marca 2026 r.
Kontrola wewnętrzna w Urzędzie realizowana jest w ramach obowiązków służbowych pracowników i kierowników, zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Gminy w Damnicy oraz zakresami obowiązków.
Ad. 6. Relacja audytu zewnętrznego i kontroli wewnętrznej
Kontrola wewnętrzna monitoruje bieżące procesy w Urzędzie, natomiast audyt zewnętrzny ocenia niezależnie funkcjonowanie całego systemu. Systemy te się uzupełniają: kontrola wewnętrzna wykrywa nieprawidłowości, audyt zewnętrzny weryfikuje skuteczność i zgodność działań z przepisami.
Audyt zewnętrzny nie zastępuje obowiązku prowadzenia kontroli wewnętrznej - obowiązek jej prowadzenia spoczywa na kierownictwie Urzędu i jednostkach organizacyjnych.
Kierownictwo Urzędu i jednostek organizacyjnych odpowiada za funkcjonowanie kontroli wewnętrznej. Audyt zewnętrzny pełni rolę oceniającą i doradczą, nie przenosząc odpowiedzialności zarządczej.

Odpowiedź do Wniosek (pismo_wojta_gminy_damnica_z_dn_9042026r.pdf)