Na podstawie § 13 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Damnica, stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 104/2025 Wójta Gminy Damnica z dnia 30 września 2025 r., zgodnie z którym w Urzędzie funkcjonuje kontrola wewnętrzna mająca na celu zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań przez poszczególnych pracowników oraz komórki organizacyjne, zwracam się z uprzejmą prośbą o udzielenie informacji w następującym zakresie:
1. Wykazu wszystkich kontroli wewnętrznych przeprowadzonych w Urzędzie Gminy Damnica oraz jednostkach organizacyjnych Gminy w latach 2023–2025, z uwzględnieniem:
- daty przeprowadzenia kontroli,
- komórki organizacyjnej lub jednostki objętej kontrolą,
- zakresu przedmiotowego kontroli,
- osoby lub stanowiska przeprowadzającego kontrolę.
2. Informacji o najważniejszych wnioskach i zaleceniach pokontrolnych wynikających z przeprowadzonych kontroli.
3. Informacji, czy w wyniku przeprowadzonych kontroli stwierdzono nieprawidłowości, a jeżeli tak – jakie działania naprawcze zostały podjęte.
4. Informacji, czy został opracowany plan kontroli wewnętrznych na rok 2026.
W przypadku jego opracowania proszę o jego przedstawienie wraz ze wskazaniem:
- planowanych terminów kontroli,
- zakresu kontroli,
- jednostek lub komórek organizacyjnych przewidzianych do kontroli.
5. Informacji, który pracownik lub stanowisko w Urzędzie odpowiada za planowanie, koordynację oraz realizację kontroli wewnętrznych.
Uzasadnienie
Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Gminy Damnica w Urzędzie funkcjonuje system kontroli wewnętrznej, którego celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań przez pracowników oraz poszczególne komórki organizacyjne. Informacje dotyczące przeprowadzonych kontroli oraz planowanych działań kontrolnych są istotne z punktu widzenia sprawowania przez Radę Gminy funkcji kontrolnej oraz oceny prawidłowości funkcjonowania Urzędu i jednostek organizacyjnych gminy.
Z poważaniem Radna Gminy Damnica Katarzyna Mieleszczuk

W dniu 11 marca 2026r. interpelację przekazano Wójtowi Gminy Damnica w celu realizacji.

Wójt Gminy Damnica pismem z dnia 23 marca 2026r. udzielił następującej odpowiedzi:
Ad 1 – 3.
W Urzędzie Gminy Damnica funkcjonuje kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań przez pracowników urzędu. Kontrola
ta polega w szczególności na nadzorze nad zgodnością działań z obowiązującymi przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi, realizowana jest przede wszystkim w ramach bieżącego nadzoru służbowego sprawowanego przez przełożonych nad podległymi pracownikami.
W latach 2023–2024 w strukturze organizacyjnej urzędu funkcjonowało stanowisko ds. kontroli wewnętrznej, w ramach którego prowadzono kontrole realizacji zadań komórek organizacyjnych Urzędu oraz jednostek organizacyjnych gminy. Niezależnie od funkcjonowania tego stanowiska gmina korzystała również z audytów prowadzonych przez podmiot zewnętrzny.
Planowe kontrole w jednostkach organizacyjnych gminy realizowane były na podstawie planów kontroli stanowiących załączniki do Zarządzenia Wójta Gminy Damnica Nr 46/2023 z dnia 28 marca 2023 r. w sprawie zatwierdzenia Planu kontroli wewnętrznych na 2023 r. oraz Zarządzenia Wójta Gminy Damnica Nr 165/2023 z dnia 12 grudnia 2023 r. w sprawie zatwierdzenia Planu kontroli wewnętrznych na 2024 r. ( w załączeniu).
W wyniku przeprowadzonych kontroli sformułowano m.in. następujące zalecenia pokontrolne:
1) Kontrola wykonania zaleceń pokontrolnych wynikających z ,,Wystąpienia pokontrolnego..’ z dnia 22.07.2019 r. w Zakładzie Gospodarki Komunalnej w Damnicy.
- dostosowanie regulaminu organizacyjnego do realizowanych zadań, aktualizacja zakresów obowiązków pracowników, uregulowanie funkcjonowania składnicy akt, prowadzenie książek obiektów budowlanych zgodnie z przepisami oraz dokumentowanie kontroli najemców.
2) Kontrola poprawności przeprowadzonych inwentaryzacji w Urzędzie Gminy w latach 2020-2022
- przeprowadzanie szkoleń dla osób uczestniczących w inwentaryzacji przed jej rozpoczęciem.
3) Kontrola realizacji gospodarki i dystrybucji węgla w sezonie grzewczym 2022/2023
- nie sformułowano zaleceń pokontrolnych
4) Kontrola wydatkowania środków funduszu sołeckiego w latach 2021 i 2022.
- doprecyzowanie zakresu obowiązków pracownika odpowiedzialnego za obsługę funduszu oraz wyjaśnienie sposobu rozliczenia materiałów i sprzętu zakupionych dla Klubu Jeździeckiego w Damnicy.
5) Kontrola gospodarki powierzonym mieniem, wydatkowanie środków budżetowych oraz realizacja umów z organizacjami i instytucjami w latach 2022 - 2023.
–prowadzenie ewidencji mienia oraz uregulowanie zasad odpowiedzialności za powierzone wyposażenie.
6) Kontrola realizacji usługi „Door to Door” w 2023 roku
–uzupełnienie dokumentacji dotyczącej przekazania mienia (samochód Ford Transit) oraz uporządkowanie systemu rozliczania czasu pracy kierowcy.
7) Kontrola wykorzystania środków w ramach realizacji zastępstw doraźnych w roku 2023.
- nie sformułowano zaleceń pokontrolnych.
Ad 4.
Na rok 2026 został opracowany plan audytu realizowany przez niezależny podmiot zewnętrzny, obejmujący wybrane obszary działalności Urzędu Gminy oraz jednostek organizacyjnych gminy.
Planowane zadania zapewniające:
1) Ocena funkcjonowania Centrum Edukacji i Kultury w Damnicy;
2) Gospodarka mieniem gminnym – dzierżawy i wynajem;
3) Ocena funkcjonowania Gminnej Biblioteki Publicznej w Damnicy;
4) Audyt bezpieczeństwa.
Ad 5.
Obecnie działania w zakresie kontroli i nadzoru nad realizacją zadań wykonywane są w szczególności poprzez bieżący nadzór służbowy przełożonych nad pracownikami i jednostkami organizacyjnymi gminy, audyty zewnętrzne oraz analizę dokumentów i sprawozdań składanych przez jednostki organizacyjne gminy.

Odpowiedź do Interpelacja (pismo_wojta_gminy_damnica_z_dn_23032026r.pdf)