Na podstawie art. 24 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. 2025, poz. 1153) składam interpelację w sprawie usprawnienia przepływu informacji do sołtysów naszej gminy.

Uzasadnienie

Sołtysi pełnią istotną rolę w funkcjonowaniu lokalnych społeczności, będąc łącznikiem między mieszkańcami a organami gminy. Mieszkańcy zgłaszają potrzebę bieżącej informacji o działaniach Rady Gminy, w tym o terminach posiedzeń komisji oraz sesji, a także o materiałach omawianych na tych spotkaniach.

W obecnym stanie praktyka informowania sołtysów jest niejednolita i często opóźniona, co ogranicza ich możliwość skutecznego informowania mieszkańców oraz reagowania na ważne kwestie dotyczące lokalnych społeczności.

W związku z powyższym wnoszę o:
1. Wprowadzenie systematycznego informowania sołtysów o terminach posiedzeń poszczególnych komisji Rady Gminy oraz sesji Rady Gminy.
2. Przekazywanie sołtysom materiałów omawianych na komisjach i sesjach Rady Gminy, tak aby mogli bieżąco informować mieszkańców o planowanych działaniach i decyzjach.
3. Rozważenie stworzenia centralnego systemu komunikacji, np. mailingowego lub elektronicznego portalu dla sołtysów, aby zapewnić szybki i przejrzysty dostęp do dokumentów i informacji.

Wdrożenie powyższych działań przyczyni się do zwiększenia transparentności działań organów gminy oraz wzmocni współpracę z lokalnymi społecznościami.

Wnoszę o podjęcie działań w tym zakresie.

Z poważaniem,
Katarzyna Mieleszczuk
Radna Gminy Damnica

W dniu 23 września 2025r. interpelację przekazano Wójtowi Gminy Damnica w celu realizacji.

Wójt Gminy Damnica pismem z dnia 2 października 2025r. poinformował, że zgodnie z przyjętym w 2018 r. powszechnym systemem cyfryzacji pracy rad gminy, w tym ich obowiązkowemu transmitowaniu i utrwalaniu za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk, materiały na sesje Rady Gminy Damnica oraz posiedzenia komisji Rady Gminy Damnica nie są drukowane w formie papierowej, a udostępniane w formie elektronicznej za pośrednictwem Biuletynu Informacji Publicznej w „portalu mieszkańca”. Rozwiązanie to zostało wprowadzone celem zapewnienia powszechnego i nieograniczonego dostępu do dokumentów oraz usprawnienia organizacji pracy organów stanowiących gminy.
Mając jednak na uwadze zgłoszony w interpelacji postulat ułatwienia dostępu do informacji osobom pełniącym funkcje sołtysów, proponujemy podjęcie następujące działań:
1. Powiadamianie drogą SMS – sołtysi będą informowani o zwołaniu sesji Rady Gminy oraz posiedzeń komisji Rady Gminy;
2. Utworzenie zakładki „dla sołtysa” w BIP – w Biuletynie Informacji Publicznej zostanie utworzona odrębna zakładka, w której w sposób scentralizowany będą zamieszczane materiały kierowane na sesje i posiedzenia komisji, co umożliwi ich szybkie i łatwe odnalezienie.
Wprowadzenie powyższych rozwiązań przyczyni się do usprawnienia obiegu informacji oraz zwiększenia dostępności dokumentów dla sołtysów, przy zachowaniu zasad powszechnego dostępu określonych w ustawie o dostępie do informacji publicznej.

Odpowiedź do Interpelacja (pismo_wojta_gminy_damnica_z_dn_2102025r.pdf)